Udbud

Udbud

Udbud

ESCO-udbud

ESCO-udbud

Et ESCO-udbud er anderledes end almindelige udbud, da bygningsejeren skal udbyde et projekt, hvor omfanget og den endelige leverance ikke er kendt på forhånd.

Afgrænsning af projektet

Hvilke energitiltag og besparelser, ESCO-projektet resulterer i, bliver først lagt endeligt fast i fasen efter udbuddet. Det betyder, at det kan være vanskeligt som bygningsejer at stille meget præcise eller ultimative krav i udbuddet, da leverancerne i et ESCO-projekt netop bliver defineret i samarbejde med ESCO-leverandøren, efterhånden som man får viden om bygningernes tilstand og mulige besparelsestiltag.

Indbygget mulighed for at stoppe samarbejdet

Det kræver stor fleksibilitet af bygningsejeren at leverancerne ikke er defineret på forhånd, men det er bl.a. også derfor, at der efter fase 3 er indlagt en mulighed for at stoppe samarbejdet, hvis de definerede leverancer ikke lever op til forventningerne, eller samarbejdet ikke fungerer. 

Tilbudsanalyse

I udbudsfasen skal ESCO-leverandørerne beskrive, hvordan de har tænkt sig at løse opgaven. Det gør de bl.a. ved at lave en tilbudsanalyse, hvor bygningsejeren stiller et afgrænset antal ejendomme til rådighed, som skal gennemgås. 

Ofte er det sådan, at den leverandør, der er bedst til at finde energibesparelser på dette areal, også vil være bedst til at finde energibesparelser på hele arealet.

I en kommune med f.eks. 100 bygninger, der potentielt set kan være en del af det samlede ESCO-projekt, kan man f.eks. udvælge 3-5 repræsentative bygninger fordelt på anvendelse til at indgå i tilbudsanalysen.

I projekter, hvor bygningsmassen udgøres af én stor bygning, f.eks. et hospital, kan det være vanskeligt at finde et godt areal til tilbudsanalysen. Det skal både være repræsentativt og et areal, man kan adskille fra resten af bygningsmassen, og det kan være en udfordring.

Baseline eller kendskab til nuværende energiforbrug

I udbuddet bliver ESCO-leverandørerne ofte bedt om at garantere mulige energibesparelser for en del af bygningerne i det samlede projekt. Det kræver, at bygningsejeren kender bygningernes nuværende energiforbrug (baseline). Dette kan være vanskeligt, da baseline ofte vil ændre sig i fase 3, når kendskabet til bygninger og mulige besparelsestiltag er blevet større.

Jo mere præcist man kender energiforbruget, desto mere præcist kan de garanterede energibesparelser blive. I praksis er det dog sjældent, at bygningsejeren har 100 % styr på bygningernes energiforbrug.

Som bygningsejer er man nødt til at bruge det materiale, der findes om energiforbruget, som grundlag i udbudsmaterialet. Det kan være data om tekniske installationer, forbrug og energimærker for bygningerne.

Udbudsform

Udbudsform

Begrænset udbud

Til udbud af ESCO-projekter anbefales det først at prækvalificere et mindre antal ESCO-leverandører og at bruge ”Begrænset udbud”.

Lovgivning

Offentlige bygningsejere skal som hovedregel altid sende større indkøb i udbud. Regelsættet for indkøb er Tilbudsloven og EU's Udbudsdirektiv.

Indkøb under tærskelværdierne for EU-udbud skal ske efter reglerne i Tilbudsloven. For indkøb over tærskelværdierne gælder reglerne om EU-udbud. 

Der gælder de samme regler for kategorisering af et ESCO-projekt som for alle andre projekter. På grund af ESCO-projekternes ofte noget sammensatte ydelser skal der dog ofres særlig opmærksomhed om fastsættelsen af projektets type – dvs. om det er tjenesteydelse, vareindkøb eller bygge- og anlægsarbejde.

Projekttypen og dermed tærskelværdierne fastsættes ud fra projektets hovedgenstand, som er den ydelse, anskaffelsen har mest relation til, og som oftest har den største værdi. Når projekttypen er fastlagt, kendes tærskelværdien, og det kan afgøres, om tilbudsloven eller udbudsdirektivet gælder for udbuddet.

Valg af rådgiver

Valg af rådgiver

Det er særligt ved ESCO i forhold til andre energirenoveringsprojekter, at man bruger lang tid på at forberede projektet.

I forberedelsesfasen skal man bl.a. definere, hvilke parametre der er vigtige i renoveringen, og hvilke kriterier ESCO-leverandøren skal vælges ud fra. I denne proces er det vigtigt med en god og erfaren rådgiver, der kan give overblik over alle muligheder og valg og samtidig hjælpe med at styre processen, så bygningsejeren ender med et veldefineret projekt.

Rådgiverens ydelser

En rådgiver vil som regel levere følgende ydelser:

  • Rådgivning om en fornuftig intern organisering i projektgruppen hos bygningsejeren
  • Udarbejdelse af udbudsmaterialet
  • Kvalitetssikring af udbudsmaterialet, herunder prioritering af tildelingskriterier 
  • Hjælp til at definere projektets mål og omfang
  • Økonomisk rådgivning
  • Opbygning af en god samarbejdsmodel med ESCO-leverandøren
  • Udvælgelse og indstilling af ESCO-leverandør

En rådgiver kan også hjælpe, hvis der i løbet af projektet opstår udfordringer med at definere ændrede baselineniveauer.  

Valg af ESCO-leverandør

Valg af ESCO-leverandør

Når tilbud fra ESCO-leverandørerne skal vurderes i udbudsfasen, er det vigtigt ikke kun at fokusere på pris og kWh-besparelser.

Priser og besparelser er ofte et fokuspunkt, men kvaliteten i løsningsforslagene og ESCO-leverandørens bemanding og ressourcer til projektet er også vigtige parametre, hvis samarbejdsprocessen skal blive god. Alle disse parametre skal indgå i tildelingskriterierne i udbudsmaterialet. 

Et ESCO-projekt er et længerevarende samarbejde, som ofte kan vare i 5-10 år. I denne periode vil der altid opstå udfordringer og behov for ændringer i projektet. Det kræver et godt samarbejdsmiljø mellem bygningsejeren og ESCO-leverandør, og derfor bør samarbejdsevne vægtes højt, når tilbuddene fra ESCO-leverandørerne skal vurderes.  

Typiske tildelingskriterier

  • Kvalitet og samarbejdeBeskrivelse af samarbejdsprocesser, opbygning af projektorganisation, forståelse af ønsker til kvalitet i løsningerne, involvering af driftsmedarbejdere osv.
  • BesparelsespotentialerHvem der ser de bedste muligheder for at opnå besparelser.
  • ØkonomiUdgifter i fase 3 og 5, udgifter ved ekstraarbejde, princip for deling af ”overskud”, hvis energibesparelser bliver større end forventet.
     

 

Udbud